Conformité RGPD

25 mai 2018 est la mise en place du nouveau règlement européen des données à caractère personnel.

Dans ce cadre, mon équipe et moi-même remettons à jour nos conditions générales et souhaitons vous informer plus clairement sur le traitement de vos données à caractère personnel au sein de notre entreprise.

En tant que client, vos données de deux types sont traitées par notre société :

-          des données de gestion de la clientèle ;

-          des données faisant l’objet de solutions d’hébergement web.

Le traitement de ces données ne fait pas l’objet d’un consentement car le traitement opéré par notre société a un caractère contractuel, à savoir que nous devons traiter ces données pour vous fournir le service auquel vous avez souscrit (Art. 6, 1), b) du RGPD). Par conséquent, si vous ne souhaitez pas que vous données soient traitées de la façon explicitée ci-dessous, le contrat conclu précédemment entre nous devra être rompu.

Vous avez néanmoins la possibilité d’accéder à vos données, de les modifier, d’en demander la portabilité ou l’effacement, moyennant les nécessités de conservation légale ou technique.

L’accès à l’ensemble de vos données peut être demandé à l’adresse suivante : rgpd@vanbe.be .

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission de la Vie Privée.

  1. Données de gestion de la clientèle

Les données collectées pour la gestion de la clientèle sont les suivantes :

-          Nom et Prénom du contact de l’entreprise

-          Position dans l’entreprise de la personne de contact

-          Nom de l’entreprise

-          Adresse email de la personne de contact

-          Site web de l’entreprise

-          Réseaux sociaux de l’entreprise

-          Mot de passe du compte client (crypté)

-          Numéro de TVA

-          Adresse postale complète de l’entreprise

-          Numéro de téléphone de la personne de contact

-          Mode paiement

-          Langue

-          Produits souscrits

-          Login et mot de passe pour accéder aux produits souscrits

-          Transactions financières relatives aux services

-          Communications électroniques relatives au support et à la vente

Ces données sont traitées de façon à être collectée, enregistrée, organisée, structurée, conservée, extraite, adaptée, consultée, utilisée, rapprochée, effacée ou détruite.

Ces données sont également transmises à mon comptable pour la bonne tenue de ma comptabilité.

Ces données sont traitées notamment via un customer relationship management (CRM) hébergé aux Etat-Unis, soumis également au RGPD.

La durée de conservation de ces données est toute la durée du contrat, augmentée des 10 années nécessaires à la conservation des livres de commerce (Article III.86 du Code de Droit Economique et article 9 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975 relative a la comptabilité des entreprises).

  1. Données faisant l’objet de solutions d’hébergement web

Les données collectées faisant l’objet de solutions d’hébergement web sont toutes les données que vous hébergez sur nos serveurs.

Ces données ne sont traitées que lorsque cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution des services et dans la limite des contraintes techniques.

L’exécution des services implique la mise à disposition de serveurs efficients, la sécurité de l’infrastructure et la lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle ( https://www.tinycluster.com/knowledgebase/18/Charte-Deontologique.html ).

Dans tous les autres cas, les données ne sont pas traitées par notre société.

La durée de conservation de ces données est toute la durée du contrat, augmentée des 30 jours nécessaires à la suppression des données et back up éventuels.

 

Nous vous assurons que nous mettons tous les moyens nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel dont vous restez entièrement propriétaire et responsable ; via notamment le cryptage des communications, des mises-à-jour régulières, un monitoring et des interventions proactives, un renforcement de la sécurité physique des données et une sélection affinée de nos partenaires.

Nous nous interdisons toute revente de vos données, de même que toute utilisation à des fins personnelles (telles que les activités de datamining, profilage ou marketing direct).

Si vous avez une quelconque question, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse : rgpd@vanbe.be , nous serons ravis de vous répondre.

Charles VANBENEDEN

charlesv@vanbe.be

Représentant de la VANBE SPRL, responsable du traitement

 

Adélie FADEUX

adelief@vanbe.be

Déléguée à la protection des données (DPO)

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